Upgrading Data Akuntansi dan Keuangan Digital

UPGRADING DATA AKUNTANSI DAN KEUANGAN

DIGITAL MENJADI SISTEM YANG TEROTOMATISASI

Hasyim M

Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Ujung Pandang

ABSTRACT

Tujuan penelitian ini adalah menyiapkan kerangka sistem manajemen basis data atas mutasi dana kas dan bank yang dikelolah organisasi sehingga menjadi sistem yang terotomatisasi dan siap menghasilkan informasi yang dibutuhkan manajemen.

  Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif pada Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah Sulawesi Selatan. Sistem yang dikaji adalah sistem penerimaan dan pengeluaran dana fakultas serta pencatatannya. Data dikumpulkan menggunakan teknik wawancara dan anlasis dokumen. Data dianalisis dengan menggunakan analisis sistem dan analisis desain.

Hasil penelitian menunjukkan sistem yang diterapkan sekarang ini belum mampu untuk mendukung manajemen dalam hal tersedianya informasi yang relevan dalam pengambilan keputusan secara efektif dan efisien. Untuk menanggulangi permasalahan tersebut, desain sistem informasi yang terotomatisasi menghasilkan laporan adalah salah satu solusi yang bisa digunakan. Sistem yang ditawarkan mampu untuk mengakomodasi jenis transaksi penerimaan, pengeluaran, dan transfer antar buku. Selain itu, sistem ini juga mampu menghasilkan laporan atas mutasi buku kas/bank dan anggaran secara otomatis sesaat setelah penginputan transaksi dilakukan.

Keywords : Data akuntansi dan keuangan, sistem terotomatisasi.

UPGRADING OF DIGITAL ACCOUNTING AND FINANCIAL DATA BEING AUTOMATED SYSTEM

Hasyim M

Accounting Department State Polytechnic of Ujung Pandang

ABSTRACT

The aims of the research is to prepare a data base management system framework over cash and bank transaction that is managed by organizations thus become automated system and ready to produce the information required by management.

The research used qualitative approach conducted at Faculty of Islamic Studies, University of Muhammadiyah South Sulawesi. The system studied is a faculty's income and expenditure system as well as of their recording. The data were collected by using interview and anlasis documents techniques. The data were analyzed using systems and design analysis.

The results reveal that the system applied has not been able to support the management in terms of the availability of relevant information in making effectively and efficiently decisions. To overcome these problems, the design of an automated information system to generate reports is one solution that can be used. System which enables to accommodate the type of transaction receipts, expenditures, and transfers between books. In addition, the system is also able to produce cash/bank mutation and budgets reports automatically shortly after inputting the transaction.

Keywords: Accounting data and financial, automated system

PENDAHULUAN

Perkembangan sistem teknologi informasi berbasis komputer dan peningkatan peradaban dan ilmu pengetahuhan serta semakin kompleksnya aktivitas manusia cenderung menciptakan berbagai tuntutan di dalam penanganan masalah kecepatan dan akurasi informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem.

Komputer memegang peranan penting karena kemampuan dan akurasi dalam mengolah data bisa diandalkan. Disadari bahwa komputer sangat berperan di masyarakat dan sekarang ini. Peranan manusia memiliki keterbatasan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, manusia membutuhkan waktu yang cukup lama dan kadang-kadang hasilnya  kurang memuaskan. Hal ini terjadi baik di negara maju maupun di negara yang sedang berkembang seperti Indonesia. Perkembangan ilmu komputer dengan ilmu lainnya adalah kemampuan yang dapat digunakan untuk melaksanakan berbagai macam tugas yang menakjubkan dengan kecepatan dan ketelitian yang tinggi.

Manajemen dalam era teknologi sekarang ini sangat terbantu dengan adanya sistem terintegrasi yang mengumpulkan, mengolah, dan menyimpan data akuntansi guna menghasilkan informasi keuangan. Dengan sistem yang ada, manajemen memperoleh acuan pengambilan keputusan strategis dari informasi yang dihasilkan. Sistem yang berkembang tidak terpisahkan dari teknologi komputer, sehingga kebutuhan komputer menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi suatu organisasi. Namun demikian, pemanfaatan komputer belum digunakan secara maksimal.  Kondisi ini dapat kita jumpai bahwa tidak semua aktivitas administrasi perguruan tinggi terekam dalam komputer.

Sekali lagi bahwa penelitian ini merupakan penelitian sistem dengan studi kasus pada salah fakultas yang ada di Universitas Muhammadiyah Makassar.  Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data siklus penerimaan dan pengeluaran kas fakultas. Namun tujuan penelitian kali ini adalah untuk menyiapkan sistem basis data yang terotomatisasi guna membantu fakultas untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara otomatis dan selalu terupdate.

MASALAH PENELITIAN

Sebagaimana yang diungkapkan bahwa sistem pencatatan yang digunakan saat ini masih manual yang dalam tulisan sebelumnya (hasyim: 2013) diusulkan untuk melakukan transformasi data ke arah digitalisasi, penulis melanjutkan untuk memberi solusi atas informasi yang belum bisa dihasilkan secara efektif dan efisien. Kendala ini baik dari sisi kecepatan juga dari sisi otomatisasi. Kondisi ini menghambat pengambilan keputusan dikarenakan data pendukung untuk pengambilan kebijakan tidak selalu tersedia.

KAJIAN LITERATUR

Sistem informasi merupakan sarana untuk menyediakan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan organisasi dan menambah pengetahuan sehingga dapat mengurangi ketidakpastian bagi para pemakai infomasi. (Hasyim; 2013). Defenisi ini merupakan simpulan dari beberapa defenisi yang diungkapkan para ahli seperti Romney dan Steinbart (2006), Kadir (2003), Hall (2001).

Pihak manajemen membutuhkan informasi yang relevan untuk pengambilan keputusan tertentu. Kondisi ini menuntut organisasi untuk menyesuaikan sistem yang diterapkan sebagaimana yang dijelaskan oleh Handayani (2007) bahwa setiap sistem akan berbeda dengan organisasi lain. Penyesuaian ini diarahkan agar tujuan sistem dapat terpenuhi yaitu member dukungan fungsi kepengurusan, pengambilan keputusan, dan kegiatan rutinitas (Hall, 2001).

Kriteria informasi yang berkualitas yang disebutkan oleh Hall (2001) merupakan hal yang harus dipenuhi oleh suatu sistem. Kriteria-kriteria yang dimaksudkan adalah relevan, akurat, tepat waktu, dan lengkap. Bahkan oleh Jogiyanto (2009) memaparkan bahwa jika tidak memenuhi kriteria kualitas informasi tersebut, maka informasi tersebut tidak berguna, dan dikategorikan sebagai sampah yang menjadi beban perusahaan saja.

Informasi yang terotomatisasi membutuhkan suatu sistem informasi yang teritegrasi mulai dari proses penginputan dan penyajian informasi. Secara umum, Romney (2006) mengemukakan siklus pemrosesan data yang terdiri dari empat langkah yaitu: input data, pemrosesan data, penyimpanan data, luaran informasi. Selanjutnya, berikut ini akan dipaparkan gambaran singkat setiap langkah dari siklus pemrosesan data yang dimaksudkan oleh Romney (2006).

Pertama, input adalah sumber data yang diperlukan perusahaan untuk menjalankan operasi dan menghasilkan output. Sistem Informasi Akuntansi secara manual berbeda dengan berbasis komputerisasi. Ditinjau dari penginputan data, bila secara manual dibuatkan bukti transaksi sedangkan secara komputerisasi menggunakan dokumen elektronik.

Kedua adalah pemrosesan data, saat sumber data tentang aktivitas bisnis sudah dikumpulkan, langkah berikutnya melibatkan proses pembaruan (updating) informasi yang sudah disimpan sebelumnya tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan para pelaku yang terlibat didalam aktivitas tersebut.

Langkah ketiga adalah penyimpanan data, sumber data yang telah diproses sebelumnya disimpan secara komputerisasi atau manual (keeping the books) agar dapat diakses dengan mudah dan efisien. Terakhir adalah luaran informasi yang dihasilkan di akhir proses biasanya dalam bentuk dokumen, laporan atau sebuah query.

Bagian yang tidak terpisahkan dalam sistem informasi adalah database. Database merupakan kumpulan file yang terstruktur dan terintegrasi sedemikian rupa sehingga proses data dan pencarian data pada file dapat dilakukan dengan mudah (Widjajanto, 2001:64). Sedangkan Romney (2006:95) mengemukakan bahwa database adalah suatu gabungan file yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara terpusat.

Kesimpulan yang dapat diambil dari kedua pendapat diatas bahwa database merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang merefleksikan fakta-fakta yang terdapat di organisasi. Database mendeskripsikan fakta organisasi. Saat satu kejadian muncul di dunia nyata mengubah fakta maka satu perubahan pun harus dilakukan terhadap data yang disimpan di database.  Database merupakan komponen utama sistem informasi karena semua informasi untuk pengambilan keputusan berasal dari database.

Database yang sering digunakan untuk membuat program adalah tipe database hubungan atau biasa disebut basis data hubungan atau relasi. Dalam basis data hubungan terdapat objek-objek seperti Field, Query, Relasi, Record dan lainnya. Metode penyimpanan seperti ini akan menyebabkan data mudah disimpan ke dalam database dan disisi lain mudah pula untuk diambil dari database jika diinginkan.

Dalam bekerja database, ada beberapa defenisi yang harus diuraikan terkait dengan pengenalan awal database. Pertama, data merupakan fakta dan masih belum diolah atau dapat dikatakan data asli dalam bentuk lembarab-lembaran kertas. Kedua, informasi merupakan hasil pengolaan data, sehingga menjadi sesuatu yang berarti dan dapat memberikan keterangan. Ketiga, tabel merupakan tempat atau wadah penyimpanan dari sekumpulan data tentang topik tertentu yang disusun dalam baris-baris tertentu. Keempat, kolom atau field adalah sebuah lokasi dalam tabel tempat data yang  berisi data sejenis atau kumpulan data dalam satu kolom. Terakhir, record merupakan kumpulan beberapa field atau kolom yang memberkan informasi tertentu atau kumpulan beberapa field dalam satu baris.

METODE PENELITIAN

                        Tempat Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian lebih lanjut dari penelitian sebelumnya terkait digitalisasi data akuntansi dan keuangan (Hasyim, 2013) yang dilakukan di Fakultas Agama Universitas Muhammadiyah Makassar yang berlokasi di Jl. Sultan Alauddin No 259 Makassar. Penelitian ini juga terfokus pada sistem pencatatan kas masuk dan kas keluar fakultas pada periode tahun 2012. Pihak yang terkait dengan sistem ini adalah bidang keuangan yang dibawahi oleh pembantu dekan bidang dua beserta jajarannya.

Instrumen Penelitian

Untuk memperoleh informasi yang diperlukan dalam penelitian ini, maka dilakukan metode pengumpulan data berupa wawancara dan analisis dokumen. Wawancara merupakan bentuk pengumpulan data dengan mewawancarai pegawai instansi yang terkait langsung dengan pengoperasian transaksi-transaksi keuangan Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah. Sementara itu, analisis dokumen merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mencatat data-data yang dimiliki oleh fakultas sesuai dengan yang dibutuhkan.

  

Analisa Data

 Selain menggunakan analisis sistem yang digunakan sebelumnya (hasyim: 2013), penulis menggunakan uji coba penginputan data simulasi yang bersifat eksperimen untuk melihat kinerja sistem. Data yang digunakan adalah data transaksi yang diambil dari Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah yang nilainya diganti mirip angka-angka bahan praktikum di laboratorium akuntansi, namun secara substansi transaksi adalah sama. Kemudian dikelompokkan menjadi tiga bagian yaitu data penerimaan, data belanja, dan data transfer antar buku. Penulis melakukan uji coba dan menangani kesalahan-kesalahan sistem yang terjadi selama proses uji coba.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Pengumpulan Data

Data dikumpulkan melalui wawancara dan analisis dokumen  yang dilakukan pada Fakultas Agama Islam. Wawancara dilakukan terhadap kasir dan penanggung jawab keuangan Fakultas dalam hal ini oleh Pembantu Dekan bidang keuangan. Penelitian sebelumnya, dokumen yang dianalisis berupa dokumen keuangan berupa beberapa bukti transaksi, buku catatan kas masuk dan kas keluar, dan buku rekening bank yang digunakan fakultas. Tahapan selanjutnya adalah mengidentifikasi data dan informasi apa yang memungkinkan untuk diotomatisasikan.

Deskripsi Penelitian dan Pengujian sistem

Sebagaimana diungkapkan dalam tulisan sebelumnya (hasyim: 2013) bahwa terjadinya kesalahan tempat pencatatan transaksi keuangan yang menimbulkan catatan keuangan tidak mampu berfungsi sebagai alat bantu kontrol keuangan fakultas, terkadang terjadi transaksi penarikan dana dari pihak bank tidak dicatat dalam buku kas yang membuat buku kas menjadi sulit untuk dijadikan pedoman informasi keuangan. Kemudian hal lain yang diungkapkan bahwa penarikan dana dari bank sebelumnya tidak dicatat, namun pengeluaran untuk penggunaan dana tersebut dicatat dalam buku kas/bank.

Selanjutnya, kesulitan penyusunan laporan terkait kas kecil, kas, dan bank menghambat pengambilan kesimpulan untuk dijadikan bahan dalam pertimbangan pengambilan keputusan. Berdasarkan kesulitan yang dialami ini, penulis mendesain sistem yang terotomatisasi. Otomatisasi sistem ini mampu untuk memecahkan masalah waktu yang dibutuhkan dalam penyusunan laporan-laporan terkait kas dan atau rekening bank.

 Pengujian sistem yang penulis lakukan adalah dengan menggunakan data simulasi berupa data penerimaan dana dari  spp mahasiswa, belanja untuk kebutuhan taman, belanja kebutuhan rumah tangga, dan transfer dana antar buku kas kecil, kas, atau bank. Pengujian sistem ini menghasilkan informasi bahwa sesaat sejak selesainya penginputan transaksi, laporan terkait buku kas kecil, kas, dan bank terupdate secara otomatis. Selain itu, laporan variance anggaran juga secara otomatis terupdate sesaat setelah penginputan transaksi.

Pembahasan

Peningkatan sistem digitalisasi data ke otomatisasi membutuhkan beberapa desain untuk proses input data, proses penyimpanan data, dan terakhir output yang berupa informasi-informasi yang diinginkan. Sebelum melakukan penginputan data, database harus disiapkan terlebih dahulu. Pada penelitian kali ini, penulis menggunakan program database berbasis office 2013 yaitu Microsoft Access. Langkah pertama yang harus dibuat adalah master-master data yang disesuaikan dengan data digital yang sudah ada. Berdasarkan data digital yang ada, terdapat satu data master anggaran yang kolom-kolom datanya terdiri dari kode anggaran, nama mata anggaran, dan nilai anggaran. Gambar 1 berikut ini menampilkan desain dari master anggaran yang dibutuhkan:

Gambar 1: Desain tabel master anggaran

Selain master data anggaran, dibutuhkan juga master data untuk jenis buku kas yang digunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari. Pada umumnya, organisasi memiliki tiga jenis buku kas dan bank yaitu: kas kecil, kas, dan bank. Meskipun demikian, rekening bank yang ada di setiap organisasi tidak menutup kemungkinan lebih dari satu rekening. Adapun kolom-kolom yang dibutuhkan untuk master ini adalah kode untuk jenis buku, nama buku, jika dibutuhkan dapat ditambahkan saldo normal dan saldo awal jika sistem siap untuk dikembangkan lebih lanjut ke pembuatan sistem informasi akuntansi yang lebih besar cakupannya. Lebih jelasnya dapat dilihat dalam gambar 2 berikut ini:

Gambar 2: Desain tabel master jenis buku

Master data ketiga yang dibutuhkan adalah master data transaksi. Master data ini akan menampung data Bukti transaksi, tanggal transaksi, dan saldo awal. Fungsi dari master data ini untuk mengurangi beban penyimpanan record database berganda. Master data ini terkait dengan tabel detail transaksi yang kolom-kolomnya adalah: bukti transaksi, jenis buku, catatan, kode anggaran, nilai debet, dan nilai kredit. Antara master data transaksi dan detail transaksi digunakan relasi yang menghubungkan kolom bukti transaksi di tabel master data dan kolom bukti transaksi di tabel detail transaksi. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3 berikut ini:

Gambar 3: Desain tabel master transaksi

Tabel detail transaksi yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari tabel master transaksi dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini:

Gambar 4: Desain tabel detail transaksi

Setelah master data dan data base disiapkan, langkah selanjutnya adalah menyiapkan formulir untuk menginput transaksi harian. Formulir ini terhubung dengan tabel master data transaksi dan tabel detail transaksi sebagai penyimpanan data. Selain itu, formulir ini juga terhubung dengan tabel master jenis buku dan tabel master anggaran untuk melakukan pembacaan data sebagai kelengkapan transaksi yang diinput oleh pengguna sistem.

Gambar 5: Tampilan formulir penginputan data transaksi

Seperti halnya sistem secara umum bahwa setelah proses penginputan data, proses selanjutnya adalah penyimpanan data base dan diproses dalam bahasa pemrograman secara terstruktur yang umunya dikenal sebagai query. Obyek query ini digunakan untuk melakukan manipulasi data agar dapat ditampilkan dalam laporan sesuai dengan kebutuhan.

Bagian terakhir dari suatu sistem adalah hasil luaran. Luaran dalam sistem ini berupa laporan yang berbentuk buku kas/bank dan variance anggaran yang secara otomatis akan terupdate sesaat setelah proses input selesai dilakukan. Pada Gambar 6 ditampilkan buku kas kecil, kas, dan Bank seperti berikut ini:

Gambar 6: Tampilan buku kas kecil, kas, dan bank

Secara berkala suatu organisasi memerlukan informasi tentang anggaran dan realisasi yang sudah dilaksanakan. Kondisi ini menunjukkan betapa pentingnya laporan tentan anggaran dan realisasinya bahkan sampai informasi variance antara anggaran dan realisasinya untuk pengambilan keputusan yang sifatnya strategis.

Secara standar, penulis mendesain laporan variance anggaran yang meliputi jumlah anggaran, realisasi anggaran, dan menghitung variance secara otomatis. Untuk lebih jelasnya, laporan anggaran ini dapat dilihat pada Gambar 7 berikut ini:

Gambar 7: Tampilan variance anggaran

Dengan tersedianya laporan yang terupdate setiap saat setelah penginputan transaksi selesai, maka lengkaplah sistem “input-proses-output”. Namun demikian, penelitian ini hanya memberikan dua ilustrasi laporan yang dihasilkan sistem yang telah didesain. Kedua ilustrasi laporan ini penulis anggap dapat mewakili kebutuhan dasar informasi yang dibutuhkan dari laporan atas buku kas kecil, kas, bank, laporan anggaran beserta realisasi dan variance anggarannya. Kedua laporan ini bukanlah “harga mati” yang bisa dihasilkan oleh sistem yang penulis desain, akan tetapi dapat dikembangkan semaksimal mungkin dengan catatan informasi yang dibutuhkan tersedia datanya dalam basis data yang sudah didesain sebelumnya. Sebagai contoh, dalam basis data sistem ini, informasi yang dapat didesain lagi adalah laporan penerimaan dan laporan belanja yang dapat dikombinasikan dengan kriteria jenis buku, tanggal atau bulan tertentu, dan juga berdasarkan jenis anggaran. Laporan-laporan ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang diinginkan organisasi pengguna sistem ini.

 
KESIMPULAN,  KETERBATASAN DAN SARAN

Kesimpulan

Kesulitan penyusunan laporan kas dan bank yang terjadi di Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah Makassar selama ini terjadi dikarenakan sistem manual yang diterapkan membutuhkan banyak waktu untuk menghasilkan informasi. Kondisi ini menuntut untuk diterapkannya sistem komputerisasi yang terotomatisasi untuk mengefisienkan waktu, dan kekinian informasi dapat dihasilkan setiap saat.

Sistem pencatatan data keuangan yang penulis usulkan kepada Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah Makassar kali ini adalah berbasis Microsoft Access 2013 yang merupakan tindak lanjut dari program digitalisasi data sebelumnya yang menggunakan Microsoft Excel. Rancangan sistem ini berguna untuk mengatasi masalah-masalah dalam kegiatan yang berkaitan dengan transaksi keuangan Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah Makassar. Dengan sistem baru ini, maka sistem akan terotomatisasi dan mampu menghasilkan laporan setiap saat setelah penginputan transaksi selesai.

Keterbatasan

Sistem pencatatan data keuangan dalam penelitian ini terbatas pada sistem kas/bank masuk maupun keluar berbasis anggaran. Kondisi ini belum mampu membantu pihak fakultas untuk mengasilkan laporan keuangan pokok yang dibutuhkan seperti neraca, laporan hasil usaha, perubahan equitas, dan arus kas.

Riset Kedepan

Penelitian selanjutnya diharapkan sampai dengan perancangan bentuk dan variasi pelaporan keuangan guna  mendukung pertanggungjawaban keuangan menggunakan database yang ada. Harapan selanjutnya bahwa sistem ini dapat ditingkatkan cakupannya pada sistem informasi akuntansi.

DAFTAR PUSTAKA

Hall, J.A., 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 3, Salemba Empat. Jakarta.

Handayani, Rini, 2007. Analisis Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi  Minat Pemanfaatan Sistem Informasi Dan Penggunaan Sistem Informasi (Studi Empiris Pada Perusahaan Manufaktur di Bursa Efek Jakarta). Simposium Nasional Akuntansi 10. Makassar: Universitas Hasanuddin.

Hasyim M, 2013. Transformasi Data Akuntansi dan Keuangan Menuju Era Digitalisasi. Jurnal Ilmiah: Masagena. Edisi ke 1 Januari 2013. Makassar: Kopertis Wilayah IX Sulawesi.

Jogiyanto, 2009. Sistem Teknologi Informasi. Edisi ketiga. Yogyakarta: Penerbit Andi

Kadir, Abdul, 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi

Romney, M dan Steinbart, P. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Sembilan. Jakarta: Salemba Empat.

Widjajanto, Nugroho. 2004. Sistem Informasi Akuntansi.